1. Tại sao cần trang bị kỹ năng viết email chuyên nghiệp?

Việc tìm hiểu về cách viết email chuyên nghiệp là rất quan trọng, bởi các lý do sau đây:Tóm lại, kỹ năng viết email chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng giúp tăng cường hiệu quả giao tiếp và xây dựng mối quan hệ trong môi trường làm việc, đồng thời nâng cao hình ảnh cá nhân và công ty.Xem thêm: Cách đặt tên email chuyên nghiệp

2. Những điểm cần lưu ý trước khi viết email

Để hiểu rõ hơn về cách viết 1 email chuyên nghiệp, bạn cần chú trọng những yếu tố sau:

2.1 Xác định mục đích viết email làm gì

Để viết email chuyên nghiệp, điều đầu tiên bạn cần làm là xác định mục đích viết email để làm gì. Hiểu rõ mục đích của email là gì (gửi thông tin, yêu cầu, xin ý kiến, thông báo,…) để có thể truyền đạt nội dung một cách rõ ràng và tập trung nhất.

2.2 Đừng nên viết lan man, dài dòng

Không viết lan man, dài dòng cũng là cách hiệu quả để viết email chuyên nghiệp. Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định rõ mục đích của email và tập trung vào mục đích đó. Điều này giúp bạn tránh lạc đề và giữ email tập trung vào nội dung chính.Bên cạnh đó, trước khi viết, hãy lập một dàn ý ngắn gọn về các điểm chính bạn muốn đề cập. Điều này giúp bạn tổ chức ý tưởng một cách logic và tránh viết lan man. Ngoài ra, bạn nên giữ đoạn văn ngắn gọn. Mỗi đoạn văn nên chỉ có một ý chính, thường từ 2-4 câu. Điều này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin.

2.3 Sử dụng văn phong phù hợp

Sử dụng văn phong phù hợp khi viết email chuyên nghiệp thực sự quan trọng để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và tạo ấn tượng tích cực với người nhận. Dưới đây là một số gợi ý:

3. Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp

Cách viết email chuyên nghiệp không quá khó, bạn chỉ cần tuân thủ theo những nguyên tắc sau đây:

3.1 Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Địa chỉ email chuyên nghiệp là địa chỉ bạn dùng cho công việc hoặc các liên hệ chính thức. Thường thì tổ chức nơi bạn làm việc sẽ cung cấp địa chỉ này cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn cần gửi email trước khi gia nhập công ty, bạn có thể tự tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp cho riêng mình. Định dạng thường thấy là tên của bạn@ [tên miền]. Ví dụ: tranthanhhuyen@gmail.com hoặc huyen.tran@gmail.com,…

3.2 Tiêu đề ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thiết

Dòng tiêu đề sẽ tóm tắt lý do bạn gửi email. Khi gửi email doanh nghiệp, việc thêm dòng chủ đề là rất quan trọng để người nhận biết được nội dung email và dễ dàng tìm lại nếu cần. Dưới đây là một số mẹo về cách viết dòng chủ đề cho email chuyên nghiệp:

3.3 Sử dụng lời chào phù hợp

Để viết email chuyên nghiệp, bạn cần một lời chào phù hợp với mối quan hệ của 2 bên. Bạn có thể tham khảo những lưu ý sau đây.

3.4 Viết nội dung email

Cho dù bạn đang viết email với mục đích gì, hãy chú trong vào nội dung của email. Email giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp thường trang trọng và đi vào trọng tâm, Nội dung Email marketing thì mang phần thu hút và lôi cuốn. Email nội bộ hay thông báo thì phải có tính hữu ích và bao gồm một nhận xét kết thúc.Ví dụ: Cảm ơn các bạn đã tham dự buổi giới thiệu sản phẩm mới chiều nay. Tôi đã đính kèm tệp video ghi âm đầy đủ để bạn có thể chia sẻ với nhóm của mình. Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào.

3.5 Font chữ

Dưới đây là một số font chữ phổ biến và thích hợp cho cách viết email chuyên nghiệp:Khi chọn font chữ cho email chuyên nghiệp, hãy nhớ tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như làm cho văn bản dễ đọc, tránh sử dụng font chữ quá đặc biệt để đảm bảo rằng email của bạn có thể hiển thị đúng trên các thiết bị và nền tảng khác nhau.

3.6 Màu chữ

Trong 1 email chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng màu chữ nào?

3.7 Kết thúc email với lời chào và chữ ký

Một số lời chào phổ biến có thể kể đến như: Regards, Best, Sincerely, Thanks, Kind regards. Chữ ký cũng là yếu tố thể hiện email của bạn có phải là một email chuyên nghiệp hay không. Một mẫu chữ ký thường bao gồm tên, chức vụ, công ty, và số điện thoại.

3.8 Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp

Cách viết email chuyên nghiệp là không được có lỗi chính tả và ngữ pháp. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng để kiểm tra lỗi:

3.9 Lên lịch gửi email (nếu cần)

Lên lịch gửi email là một cách hiệu quả để đảm bảo rằng email của bạn được gửi vào thời điểm phù hợp và không bị bỏ sót. Dưới đây là cách bạn có thể lên lịch gửi email:Về cách gửi email chuyên nghiệp, bạn cần chú ý tới To, cc và Bcc. Trong đó:Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý đến Re và FWNgoài ra, để email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn chúng tôi khuyến khích bạn nên sở hữu email với tên miền công ty. Điều này không chỉ thúc đẩy tính chuyên nghiệp mà còn giúp khách hàng cảm nhận được độ uy tín và tin tưởng vào nội dung mà bạn đã thể hiện trong email.Mời bạn: Khám phá các tiêu chí để lựa chọn email hosting tốt nhất.

4. Mẫu email chuyên nghiệp sử dụng trong công việc và trường học

Tham khảo một số mẫu viết email chuyên nghiệp được sử dụng trong công việc và trường học dưới đây:

4.1 Mẫu email trong công việc

Tiêu đề: Lời cảm ơn quý khách đã sử dụng dịch vụNội dung:Kính gửi Quý khách hàng thân mến,Tôi là [Tên của bạn], đại diện cho [Tên công ty/cá nhân], và tôi muốn gửi lời chào và lời cảm ơn chân thành nhất đến Quý khách hàng về sự hỗ trợ và hợp tác mà chúng ...

4.2 Mẫu email sử dụng trong trường học

Tiêu đề: Xin thông tin về giáo trình họcNội dung:Kính gửi Thầy/Cô [Tên giáo viên],Em là [Tên của bạn], sinh viên lớp [Lớp học của bạn]. Em viết email này để xin Thầy/Cô thông tin về [Tên bài học/ Giáo trình] để em có thể hiểu rõ hơn và hoàn thành bài tậ...

5. Tổng kết

Tuân thủ cách viêt email chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn đối với người nhận. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như sử dụng chủ đề ngắn gọn, tr...